Aprenda a escrever o email perfeito

Liderar pessoas para a excelênciaNão lhe respondem aos emails e não sabe porquê? Talvez esteja na hora de rever a forma como escreve as suas mensagens de correio electrónico. Um artigo da Harvard Business Review dá algumas sugestões para aumentar a eficácia das mensagens profissionais que envia.

Pense no seu objectivo. Defina em primeiro lugar o que pretende conseguir com o email que pretende enviar. Depois de o saber com clareza, vai perceber o que escrever, como escrevê-lo, quem o deverá receber e quando o deve enviar. «Pense também se o email deve ser enviado por si ou por alguém mais sénior», sugere a revista. A estrutura também é importante: uma estrutura clara e uma boa formatação, lê-se, potencia uma leitura mais fácil e rápida.

Assunto. «A maior parte de nós utiliza o campo Assunto para especificar o “quê”, como “Finanças Mensais”», explica o autor do artigo. «Mas é também o espaço para criar pontes: “Finanças Mensais,  pedido de Peter,” e para indicar urgência: “Finanças Mensais, a pedido de Peter. Preciso feedback até terça-feira”.

A mensagem-chave. «Estruture o seu email de forma a que o pedido mais importante de informação esteja no início, e formate-o a negrito», lê-se no artigo. «Se quiser apresentar várias ideias, utilize avanços, números ou bullet points».

Seja conciso. Utilize links para “libertar” o corpo de texto de informação que poderá acabar por ocultar os pontos principais do email.

Defina a melhor altura para enviar. «Nunca envie um email no final do dia ou ao início do fim-de-semana. Assegure-se que as pessoas irão abrir o email numa altura em que deverão estar a trabalhar e com tempo para o ler», segundo a HBR.

Use o poder do chefe. A simples assinatura do seu chefe no email pode ser importante para acelerar uma eventual resposta, sugere a revista.

Recomendar
  • gplus
  • pinterest

Comentar este artigo

*